こんにちは、宍戸です。
日本で発行された戸籍謄本、住民票、登記事項証明書、卒業証明書などを外国の行政機関や学校、会社へ提出する際、「アポスティーユ」「公印確認」を求められることがあります。
これらは、いずれも日本の書類を外国で使用するための認証手続きですが、手続きを行う機関や流れが異なります。
アポスティーユと公印確認とは
アポスティーユと公印確認は、いずれも日本の外務省が行う証明です。
外国の提出先機関は、日本の戸籍謄本や住民票に押されている公印が本物であるかを直接確認することが困難です。そこで、日本の外務省が、書類に押されている公印について証明を行います。
※ただし、外務省が証明するのは、主として公印や発行者に関する事項です。書類に記載された内容そのものが正しいことや、その内容に法的効力があることまで保証するものではありません。
アポスティーユとは
アポスティーユとは、「外国公文書の認証を不要とする条約」、いわゆるハーグ条約に基づいて外務省が行う証明です。提出先国について同条約が適用され、提出先機関がアポスティーユを認めている場合に利用できます。
基本的な流れは、次のとおりです。
日本の官公署などが公文書を発行
→ 日本外務省がアポスティーユを付与
→ 外国の提出先へ提出
アポスティーユを取得した場合、原則として、提出先国の駐日大使館や総領事館による領事認証は必要ありません。
ただし、提出先国がハーグ条約締約国であっても、提出先機関の取扱いによって、公印確認や領事認証を求められる場合がありますので、締約国であることだけで判断せず、実際の提出先機関に確認することが重要です。
参考：ハーグ条約加盟国一覧
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html
公印確認とは
公印確認とは、提出先国の駐日大使館または総領事館で領事認証を受けるために、その前段階として日本外務省が行う証明です。
基本的な流れは、次のとおりです。
日本の官公署などが公文書を発行
→ 日本外務省が公印確認
→ 提出先国の駐日大使館・総領事館が領事認証
→ 外国の提出先へ提出
公印確認を受けただけでは、原則として手続きは完了しません。
公印確認後に、提出先国の駐日大使館または総領事館で領事認証を受ける必要があります。
領事認証とは
領事認証とは、提出先国の駐日大使館または総領事館の領事が行う認証です。
一般的には、日本外務省による公印確認が正式なものであることについて、提出先国側が認証します。領事認証の必要書類、申請方法、手数料、予約の要否、処理期間などは、国や大使館によって異なります。
また、領事認証も、書類に記載された内容そのものの正確性や法的効力を保証するものではありません。
手続きの違い
| 項目 | アポスティーユ | 公印確認 |
|---|---|---|
| 手続きを行う機関 | 日本外務省 | 日本外務省 |
| 主な役割 | 領事認証を省略するための証明 | 領事認証を受ける前提となる証明 |
| 手続き後 | 原則そのまま外国機関へ提出 | 領事認証後、外国の機関へ提出 |
外務省が直接証明できる書類
外務省が直接アポスティーユまたは公印確認を行うことができるのは、原則として、次の条件を満たす公文書です。
- 発行日が記載され、原則として発行日から3か月以内であること
- 発行機関または発行者名が記載されていること
- 個人印ではなく公印が押されていること
- コピーではなく原本であること
代表的な書類には、戸籍謄本、住民票、納税証明書、登記事項証明書、犯罪経歴証明書などがあります。
※ホチキスを外した書類や、加筆・訂正した書類は受け付けられない場合があるため注意が必要です。
私文書の場合
個人や民間会社が作成した書類は、原則として外務省から直接証明を受けることができません。
※例えば、契約書、委任状、在職証明書、翻訳文、パスポートのコピー、私立病院の診断書などは私文書に当たります。
この場合、一般的には次の手続きを行います。
私文書
→ 公証役場で公証人の認証
→ 法務局長による公証人押印証明
→ 外務省のアポスティーユまたは公印確認
公印確認を取得した場合は、さらに駐日外国大使館・総領事館で領事認証を受けます。
一部地域の公証役場では、公証人の認証、法務局長の押印証明、外務省のアポスティーユまたは公印確認を一度に受けられるワンストップサービスも利用できます。
翻訳文の注意点
外務省は翻訳を行っていません。
また、公文書に私人が作成した翻訳文を添付した場合、書類全体が私文書として扱われることがあります。
翻訳文を含めて認証する必要がある場合は、公証役場で翻訳者の宣言書などについて認証を受ける方法があります。
ただし、翻訳に関する条件は提出先によって異なります。
本人による翻訳でよい場合もあれば、翻訳会社、公証人、指定翻訳者による翻訳を求められる場合もあります。
翻訳を始める前に、提出先へ確認することが重要です。
手続き前に確認すべきこと
認証手続きを始める前に、外国の提出先へ次の事項を確認しましょう。
- 必要な書類
- 原本またはコピーのどちらが必要か
- アポスティーユが必要か
- 公印確認と領事認証が必要か
- 翻訳が必要か
- 翻訳者や翻訳方法の指定があるか
- 書類の発行日や有効期間に条件があるか
- 必要な提出部数
領事認証が必要な場合は、提出先国の駐日大使館または総領事館にも、必要書類、申請方法、手数料、処理期間を確認してください。
まとめ
実際の提出先機関に確認したうえで、外務省、公証役場、法務局、大使館または総領事館での手続きを進めることをお勧めします。
とりかに行政書士事務所では、海外へ提出する書類に関するアポスティーユ、公印確認、領事認証のご相談を承っております。
ご相談の際は、提出先の国、提出先機関、提出する書類、提出先から受けた案内をご用意ください。
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